Vorsorgende Absicherung durch rechtssichere Dokumente
Benutzen Sie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Verträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen. Für einen Laien ist es allerdings kaum noch möglich, rechtssichere Standardverträge zu erstellen. Beauftragen Sie damit einen auf das Vertragsrecht spezialisierten Anwalt. Lassen Sie Ihre Dokumente regelmäßig überprüfen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im korrekten Einsatz der Schreiben und Dokumente.
Wirksame AGB können – vor Allem im B2B-Verkehr – schon durch wenige Regeln Effizienz steigern und Rechtspositionen sichern: z.B. durch ein Aufrechnungsverbot zu Lasten des Kunden, durch eine Gerichtsstandswahl zu Ihren Gunsten oder durch einen Eigentumsvorbehalt.
Dokumentieren Sie die Geschäftsabwicklung ordentlich
Benutzen Sie Ihre Standardformulare auch tatsächlich! Bewahren Sie den Schriftverkehr im Rahmen einer Geschäftsabwicklung chronologisch auf: Angebot, Auftragsschreiben, Auftragsbestätigung oder Vertrag, Mängelrügen, Monierungsantworten, Nachbesserungsarbeiten. Das erleichtert in dem Fall, dass tatsächlich ein Rechtsstreit geführt werden muss, die Beurteilung der Erfolgsaussichten und die Einleitung der richtigen Schritte.
Nutzen Sie Sicherheiten
Prüfen Sie, ob Ihr Kunde bereit und in der Lage ist, Sicherheiten zu stellen. In der Baubranche ist das Gang und Gäbe. Nutzen Sie eventuell die Möglichkeiten, die Warenkreditversicherungen bieten.
Eine Form der Sicherheit stellt auch die Vorkasse dar. Individualvertraglich sind solche Zahlungsvereinbarungen zulässig. Lassen Sie sich aber anwaltlich beraten, wenn Sie Vorkasse- und Abschlagszahlungen formularmäßig vereinbaren. Denn hier gibt es Grenzen, die durch das AGB-Recht gezogen werden.
Erstellen Sie Ihre Rechnung korrekt
Bei allen Umsatzsteuerpflichtigen stellt das Gesetz strenge Anforderungen an die Rechnungslegung. Lassen Sie sich gegebenenfalls über die Anforderungen, insbesondere aufgrund § 14 UStG, aufklären. Das ist keine reine Förmelei: Ist der Kunde selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt, steht ihm hinsichtlich der Forderung ein Zurückbehaltungsrecht zu, solange ihm keine steuerlich ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Keine Mahnung oder Zahlungserinnerung ohne präzises Datum als Zahlungsziel! Anderenfalls bestehen immer Schwierigkeiten, den Beginn des Verzugs sicher festzustellen. Damit verschenkt man wertvolle Verzugszinsen, die im unternehmerischen Geschäftsverkehr inzwischen sogar bei neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz liegen. Außerdem entstehen keine Schwierigkeiten, wenn Sie auch Kostenerstattung für die nachfolgende Einschaltung eines Anwalts begehren.
Gehen Sie richtig mit eingehenden Zahlungen um
Gehen unbenannte (Teil-)Zahlungen des Kunden bei Ihnen ein, können Sie nach § 367 BGB verrechnen und sollten dies auch tun, um einen möglichst langen Verzugszinsfluss zu erhalten. Zahlungen des Schuldners sind dann nämlich zunächst auf Kosten, Zinsen und erst danach auf die Hauptforderung zu verrechnen. Sagt der Schuldner jedoch, worauf er zahlt, müssen Sie sich danach richten.
Zahlungen, die unter dem Vorbehalt der Rückforderung erfolgen, müssen sie nicht akzeptieren. Denn solche Vorbehaltszahlungen stellen keine Erfüllung im gesetzlichen Sinne dar. Wenn Sie diese zurückweisen, besteht der Verzug des Schuldners und damit der Zinslauf weiter. Natürlich müssen Sie im Einzelfall den Zinsgewinn gegen das Risiko der Insolvenz Ihres Kunden abwägen.
Rufen Sie den Kunden bei verspäteter Zahlung an
Telefonieren Sie zunächst mit Ihrem Kunden, wenn eine fällige Zahlung ausbleibt. Es kann immer passieren, dass man mal eine Rechnung liegen lässt. Dann wirkt eine schriftliche Mahnung wie ein einseitiger Vorwurf. Das fördert nicht die Kundenbindung.
Der Vorteil des Telefonats: Sie erfahren von Ihrem Kunden, warum es zur Zahlungsverzögerung kam und können auf eventuelle Einwände Ihres Vertragspartners frühzeitig und angemessen reagieren! Das erspart möglicherweise einen ausufernden Streit; und selbst durch einen souveränen Umgang mit berechtigten Einwänden können Sie (wieder) Ansehen gewinnen.
Und war der Kunde tatsächlich schuldhaft säumig, regt ein persönliches Gespräch schneller das schlechte Gewissen an.
Mahnen Sie einmal konsequent
Merkwürdig, wie oft mir schon von Kaufleuten die Frage gestellt wurde, wie oft man denn eigentlich mahnen „müsse“. Um einen Kunden in Verzug zu bringen, bedarf es nur einer Zahlungserinnerung mit einem genauen Datum für den Zahlungseingang. In den meisten Fällen bedarf es noch nicht einmal einer Mahnung. § 286 Abs. 3 BGB gibt hier eine Hilfestellung:
Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.
Im Übrigen gilt unsere Regel: Mahnen Sie – wenn Sie telefonisch nichts erreicht haben – nur ein einziges Mal, aber mit aller Deutlichkeit und Konsequenz. Verzichten Sie auf eine zweite und dritte Mahnstufe. Verzichten Sie auch auf spaßige Formulierungen in der Mahnung; das raubt ihr die Ernsthaftigkeit.
Teilen Sie in der Mahnung Ihrem Kunden mit, dass Sie nach ausbleibender Zahlung unverzüglich einen Anwalt mit der weiteren, auch gerichtlichen Beitreibung beauftragen werden – und tun Sie es auch!
Last-Exit-Vereinbarungen mit klammen Schuldnern
Wissen Sie oder ahnen Sie, dass Ihr Kunde klamm ist, können Sie ihm in der schriftlichen Mahnung eine Ratenzahlung gegen Zinsen anbieten, wobei mit der Zahlung der ersten Rate sofort zu beginnen ist.
Ist ein Schuldner vorübergehend gar nicht zahlungsfähig, grundsätzlich aber zahlungswillig, können Sie ihm anraten, ein notarielles Schuldanerkenntnis abzugeben, in dem er sich der Vollstreckung unterwirft. Dadurch bekommen Sie einen vollstreckbaren Titel, und der Schuldner erspart sich einen guten Teil der Kosten, die für Gericht und Anwalt anfielen, wenn die begründete Forderung eingeklagt werden muss.
Wenn alles nicht geholfen hat: Zum Anwalt statt zum Inkassounternehmen
Zunehmend werden von Gläubigern Inkassounternehmen mit dem Forderungseinzug beauftragt. Wenn der Schuldner jedoch außergerichtlich nicht zahlt, kann das Inkassounternehmen den Fall nicht weiter bearbeiten. Die Übergabe an einen Anwalt ist mit zusätzlichem Zeitverlust und weiteren Transaktionskosten verbunden. Schließlich muss er sich erst mit dem neuen Fall vertraut machen. Schließlich ist nicht stets gesichert, dass der Gläubiger alle Kosten, die er an das Inkassobüro bezahlt hat, im Wege des Schadensersatzes auch vom Schuldner ersetzt bekommt.
Wer gleich zum Anwalt geht, bekommt eine Beratung und Vertretung aus einer Hand. Insbesondere wird eine juristische Vorprüfung vorgenommen und auf Risiken oder die Aussichtslosigkeit einer Rechtsverfolgung hingewiesen. Außerdem haben wir verschiedene Möglichkeiten, den Aufenthalt des Schuldners ermitteln zu lassen.
Rechtsanwalt Lars Voges
Zuletzt geändert am 25.03.2018
